Zarządzanie nawet jednym mieszkaniem na wynajem to nie tylko szukanie najemców, ale przede wszystkim pilnowanie terminów i poprawności rozliczeń z fiskusem. Rok 2026 nie przynosi rewolucji w stawkach, ale wymaga od właścicieli dużej uważności w zakresie ewidencjonowania przychodów i rozróżniania, co faktycznie podlega opodatkowaniu. Z tego poradnika dowiesz się, jak przejść przez PIT-28 bez błędów i dlaczego odpowiednie zapisy w umowie mogą uratować Twój portfel.

Ryczałt ewidencjonowany – jedyna droga w 2026 roku

Za rok podatkowy 2025, podobnie jak w latach poprzednich, najem prywatny (czyli realizowany poza działalnością gospodarczą) można rozliczać wyłącznie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Oznacza to brak możliwości odliczenia jakichkolwiek kosztów – remonty, meble czy odsetki od kredytu nie obniżają Twojego podatku. Płacisz od „czystego” przychodu, czyli od tego, co realnie zarabiasz na wynajmie.

Stawki podatku i limity

• 8,5% – stawka podstawowa do momentu, aż Twój przychód w roku kalendarzowym nie przekroczy 100 000 zł.

• 12,5% – stawka dla nadwyżki ponad limit 100 000 zł.

PIT-28 krok po kroku: Gdzie wpisać kwoty?

Poniższy poradnik pomoże Ci rozliczyć PIT-28 za rok 2025. Pamiętaj, że najepiej skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym. Poniżej znajdziesz Opis jak my to robimy:

Nagłówek i Dane Wstępne

• Pole 1: Wpisz swój numer PESEL.

• Pole 4 (Rok): Wpisz 2025.

Sekcja A: Miejsce i cel składania zeznania

• Pole 5: Wpisz nazwę Urzędu Skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania w dniu składania PIT.

• Pole 6: Zaznacz kwadrat nr 1 (złożenie zeznania).

Sekcja B: Dane identyfikacyjne

Uzupełnij swoje dane

Sekcja C: Zwolnienia

Jeśli obowiązują cię jakieś zwolnienia, zaznacz odpowiedni kwadrat i wpisz kwoty

Sekcja D: Przychody objęte ryczałtem

To tutaj wpisujesz kwoty zarobione „na rękę”. Pamiętaj: Nie wliczasz tu opłat do wspólnoty czy za media, jeśli w umowie zapisałeś, że najemca pokrywa je osobno.

• Pole 46 (stawka 8,5%): Wpisz sumę przychodów z całego roku, która mieści się w limicie 100 000 zł. (Jeśli zarobiłeś np. 50 tys. zł, wpisujesz 50 000).

• Pole 47 (stawka 12,5%): Wpisz tylko nadwyżkę ponad 100 000 zł. Jeśli suma Twoich przychodów to 120 tys. zł, tutaj wpisujesz 20 000 zł.

• Jeśli nie masz innych przychodów objętych ryczałtem to:

  • Pole 54: ma być takie samo jak 46

  • Pole 58: ma być takie samo jak 47

• Pole 63: Suma przychodów (zsumuj pola 54 i 58).

• Pola procentowe

  • Pole 78: jeśli nie masz nic w rubryce 58 to wpisz 100%. Jeśli wszedłeś w drugi próg to: wartość w rubryce 46 podziel przez wartość w rubryce 63. Zaokrąglij do dwóch miejsc po przecinku

  • Pole 82: odejmij od 100 wartość z rubryki 78. Wpisz do dwóch miejsc po przecinku.

Pamiętaj: W ryczałcie od najmu prywatnego stosuje się metodę kasową. Oznacza to, że w PIT-28 wykazujesz wyłącznie kwoty faktycznie otrzymane w 2025 roku. Jeśli najemca uregulował czynsz za grudzień dopiero w styczniu 2026 r., przychód ten rozliczysz dopiero w zeznaniu za rok 2026. Liczy się data wpływu środków na konto lub do ręki.

Sekcje E i F: Odliczenia

Jeśli masz jakieś odliczenia to tu je wpisujesz. Jeśli nie masz żadnych odliczeń to:

• Pole 100: kwota z pola 63

• Pole 102: kwota z pola 63

Sekcja G: Przychody po odliczeniach

• Pole 134: Jeśli nie masz żadnych odliczeń to wpisz wartość z pola 54

• Pole 138: Jeśli nie masz żadnych odliczeń to wpisz wartość z pola 58

• Pole 144: Zsumuj oba pola.

Sekcje H, I, J: Zwiększenia i zmniejszenia przychodów

Pozostaw puste

Sekcja K: Podstawa obliczenia ryczałtu

• Pole 199: Wpisz wartość z pola 134

• Pole 203: Wpisz wartość z pola 138

Sekcje L i M: Obliczenie ryczałtu po odliczeniach od przychodów

• Pole 214 (to jest podatek 8,5%): pomnóż wartość z pola 199 przez 8.5%. Zaokrąglij do 2 miejsc po przecinku.

• Pole 218 (to jest podatek 12,5%): pomnóż wartość z pola 203 przez 12.5%. Zaokrąglij do 2 miejsc po przecinku.

• Pole 224 (podatek za 2025): Zsumuj pola 214 i 218

• Pole 228: przepisz z 224

• Pole 230: jeśli nie masz żadnych odliczeń to przepisz z 228

Sekcja N: Obliczenie należnego ryczałtu

• Pole 232 (podatek do zapłacenia za 2025): wartość z pola 230 zaokrąglij do liczby całkowitej (bez miejsc po przecinku) – to jest kwota jaką powinieneś zapłacić za najem w 2025 roku.

Sekcja O: Informacje o zwolnieniu, o którym mowa w art. 21 ust. 6_13 ustawy Pole

To pole jest dla osób prowadzących działalność gospodarczą, korzystających np. z kredytu podatkowego dla nowych przedsiębiorców. Ty najprawdopodobniej zaznaczasz 3 – Nie

Sekcja P: Ryczałt do zapłaty / nadpłata

• Pole 236 (Wpłacony ryczałt): tu wpisujesz sumę przelanych pieniędzy do urzędu skarbowego z racji najmu mieszkania. Zsumuj wszystkie przelewy za 2025 rok i wpisz tu kwotę.

• Pole 237 (Ryczałt do zapłaty): od wartości z 232 odejmij wartość z 236. Jeśli jest większa niż zero, wpisz tutaj, jeśli mniejsza niż zero, gratulacje, nie musisz dopłacać podatku, wpisujesz 0

• Pole 238 (nadpłata): od wartości z 236 odejmij wartość z 232. Jeśli jest większa niż zero, wpisz tutaj – oznacza to że tę kwotę zwróci ci urząd skarbowy. Jeśli mniejsza niż zero to, to wpisujesz 0.

Sekcja Q: Ryczałt obliczony i wykazany w ewidencji przychodów w poszczególnych miesiącach (kwartałach), a także obliczony przez podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 3 ustawy

• Pole 239 – 250: Kwoty miesięczne lub kwartalne: Jeśli rozliczasz się co miesiąc, uzupełniasz pola od 1 do 12. Jeśli wybrałeś model kwartalny, wypełniasz tylko cztery pola odpowiadające kwartałom.
  Wartość po odliczeniach: Wpisujesz tu kwoty już po odliczeniu np. składek na ubezpieczenie zdrowotne (jeśli je odliczasz w trakcie roku).
  Ważne rozróżnienie: Wpisujesz tu kwoty, które powinieneś był zapłacić na podstawie swoich przychodów, a nie to, co faktycznie przelałeś do urzędu (jeśli np. o jakimś przelewie zapomniałeś, i tak wpisujesz kwotę należną).

Sekcje R i S: Zawieszona działalność i zbywanie majątku

·Ta sekcja nie dotyczy właścicieli mieszkań na wynajem

Sekcja T: Wniosek o przekazanie 1,5% podatku należnego na rzecz organizacji pożytku publicznego (OPP)

Uzupełniając tę sekcję możesz przekazać 1.5% należnego podatku na rzecz jakiejś fundacji lub innej organizacji. Nie musisz tego wypełniać, ale gorąco zachęcamy.

• Pole 253: Tu wpisujesz numer KRS organizacji, którą chcesz wspierać. Jeśli nie wiesz jaką fundację wybrać, polecamy Fundację Gajusz – prowadzą hospicja dla dzieci. KRS: 0000109866

• Pole 254: mnożysz wartość z pola 232 przez 1.5% i zaokrąglasz do dołu

• Pole 256: zaznacz, jeśli chcesz przekazać 1.5% podatku

Sekcje U, V, W, X: Dane, załączniki, KDR i informacje dodatkowe

• Sekcja U: możesz, ale nie musisz podać dane kontaktowe. Pomaga, jeśli US miałby jakieś pytania

• Sekcja V: Jeśli dołączasz PIT/O lub PIT/D to tu zaznaczasz

• Sekcja W: możesz zaznaczyć, czy posiadasz Kartę Dużej Rodziny. Niestety nie wpływa to na należny podatek i nie zmienia limitu ryczałtu.

• Sekcja X: Jeśli rozliczasz się kwartalnie – zaznacz pole 267

Sekcje Y i Z: Rachunek osobisty do zwrotu nadpłaty i Podpis

Jeśli należy Ci się zwrot, to podaj dane swojego konta bankowego

• Pole 270: Wpisz PLN

• Pole 271: Wpisz numer swojego konta

• Pole 272 i 273: Jeśli składasz papierowo to podpisz się i podaj swoje Imię i Nazwisko

Dlaczego rozliczanie PIT-28 bywa tak trudne dla właściciela?

Dla osoby posiadającej 2, 3 czy 5 mieszkań, najem to często dodatek do etatu lub własnego biznesu. Problem pojawia się, gdy trzeba sporządzić roczne zestawienie. Dlaczego bywa to udręką?

1. Mieszanie pojęć: Fiskus interesuje się tylko Twoim „czystym” przychodem. Jeśli lokator przelewa Ci jedną kwotę obejmującą czynsz i media, musisz to samodzielnie rozdzielić. Błąd w tym miejscu oznacza nadpłacanie podatku.

2. Pilnowanie limitów: Próg 100 000 zł (lub 200 000 zł dla małżeństw) jest nieubłagany. Przekroczenie go o złotówkę zmienia stawkę z 8,5% na 12,5% dla nadwyżki. Ręczne sumowanie przychodów z kilku nieruchomości zwiększa ryzyko przeoczenia tego momentu.

3. Brak systematyczności: Mało kto prowadzi ewidencję przychodów co miesiąc. Większość właścicieli robi to „zrywem” raz w roku, co prowadzi do frustracji i błędów w datach.

Jak Renterity ułatwia wypełnienie całego PIT-28?

Zgodnie z naszą filozofią zdejmowania ciężaru z ramion właściciela, Renterity automatyzuje proces, który dotychczas zajmował Ci długie wieczory:

• Zestawienie przychodów: Aplikacja automatycznie agreguje wszystkie wpływy z podziałem na czynsz najmu i opłaty eksploatacyjne. Wiesz dokładnie, co wpisać w pola dotyczące stawki 8,5% oraz 12,5%.

• Weryfikacja limitów: System w czasie rzeczywistym monitoruje Twój postęp w skali roku. Gdy zbliżasz się do progu 100 tys. zł, Renterity poinformuje Cię o konieczności naliczenia wyższej stawki.

• Gotowiec dla Małżonków: Jeśli rozliczacie się wspólnie, aplikacja przygotuje raport uwzględniający podwyższony limit 200 000 zł, eliminując chaos w dokumentacji.

Sekcja Q – "Wąskie gardło" Twojego rozliczenia

Dla wielu właścicieli mieszkań Sekcja Q to najbardziej pracochłonna część PIT-28, ponieważ wymaga powrotu do wyliczeń z każdego miesiąca z osobna. Musisz sprawdzić, kiedy dokładnie wpłynął czynsz od lokatora i jaki podatek od tej konkretnej kwoty był należny.

Jak Renterity ułatwia wypełnienie Sekcji Q?

• Automatyczne zestawienie: Aplikacja przez cały rok pilnuje dat wpływów i generuje dla Ciebie gotową listę 12 kwot.

• Brak pomyłek: Nie musisz szukać historii przelewów w banku na ostatnią chwilę przed 30 kwietnia.

• Gotowiec do PIT: Po prostu przepisujesz liczby z panelu Renterity do odpowiednich okienek w Sekcji Q.

Nie trać czasu na ręczne wyliczanie podatków i nerwowe sprawdzanie przelewów za media. Sprawdź, jak Renterity zautomatyzuje Twoją ewidencję przychodów i dołącz do grona właścicieli mieszkań co śpią spokojnie.

Monitoruj najem świadomie w jednym miejscu. Odbierz pakiet dokumentów na start.

PIT 28 - Najczęściej zadawane pytania

Czy przelewy od najemcy za prąd i gaz są przychodem w PIT-28?

To jedno z najczęstszych pytań właścicieli. Odpowiedź brzmi: To zależy od Twojej umowy najmu.

Jeśli w umowie zapisałeś stałą kwotę (np. 3000 zł "all-inclusive"), to całe 3000 zł jest Twoim przychodem i od całości musisz zapłacić 8,5% lub 12,5% podatku. Jeśli jednak umowa precyzyjnie rozdziela czynsz najmu (Twój zysk) od opłat eksploatacyjnych (prąd, gaz, woda, czynsz do wspólnoty), które Ty jedynie przekazujesz do dostawców, to te dodatkowe opłaty nie są Twoim przychodem (nawet jeśli najemca przelewa Ci te pieniądze, a ty potem opłacasz faktury). W takim przypadku płacisz podatek tylko od kwoty czynszu najmu. Warunkiem jest, aby to najemca był zobowiązany do ponoszenia tych kosztów zgodnie z umową.

Czy kaucja wlicza się do przychodu za najem?

Nie. Kaucja ma charakter zwrotny i zabezpieczający, więc w momencie jej otrzymania nie stanowi ona przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Sytuacja zmienia się jednak w momencie jej rozliczenia po zakończeniu umowy. Jeśli zatrzymasz część kaucji np. na poczet zaległego czynszu, ta kwota staje się Twoim przychodem w miesiącu, w którym dokonałeś potrącenia. Jeśli natomiast kaucja zostanie przeznaczona na pokrycie szkód (naprawa zniszczonej podłogi czy malowanie ścian), to zgodnie z dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych, kwota ta nie jest przychodem, gdyż stanowi odszkodowanie za poniesioną stratę, a nie Twój zysk.

Przekroczyłem 100 tysięcy w najmie – czy płacę od całości czy od nadwyżki?

To kluczowa kwestia dla właścicieli kilku mieszkań, u których roczny przychód często przekracza magiczną barierę 100 000 zł. Stawkę 12,5% płacisz wyłącznie od nadwyżki.

Przykład: Jeśli w 2025 roku Twój przychód z najmu wyniósł 120 000 zł, to od pierwszych 100 000 zł płacisz 8 500 zł podatku (8,5%). Dopiero od pozostałych 20 000 zł płacisz 2 500 zł podatku (12,5%). System ten działa progresywnie, chroniąc Twoje niższe progi dochodowe.

Rezydencja podatkowa poza Polską - mieszkam w Hiszpanii/Portugalii ale mam mieszkania na wynajem w Polsce - jak rozliczyć PIT?

Jeśli Twoje centrum interesów życiowych znajduje się poza Polską, nadal musisz rozliczać polskie mieszkania w naszym kraju. Podlegasz pod ograniczony obowiązek podatkowy, co oznacza, że składasz PIT-28 do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zazwyczaj wskazują, że dochód z nieruchomości opodatkowany jest tam, gdzie ta nieruchomość fizycznie się znajduje.

Jak rozliczyć najem z żoną/mężem? – limit 200 tys. zł

Jeśli mieszkanie należy do majątku wspólnego małżonków, macie dwie opcje:

1. Rozliczenie u każdego z małżonków z osobna – wtedy każdy ma swój limit 100 000 zł dla stawki 8,5%.

2. Rozliczenie w całości przez jednego małżonka – od lipca 2023 r. przepisy pozwalają w takim przypadku na skorzystanie z podwojonego limitu 200 000 zł dla stawki 8,5%.

Aby skorzystać z opcji nr 2, musicie złożyć oświadczenie do urzędu skarbowego (można to zrobić elektronicznie). Jest to niezwykle opłacalne, gdy jedno z małżonków nie osiąga innych dochodów z najmu, a przychody z wspólnych mieszkań są wysokie.

Ważne: Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed podjęciem decyzji skonsultuj się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.